L'approbation des comptes d'une société (SARL, SAS, SCI, etc.) est une formalité obligatoire. Elle a lieu une fois par an et permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société et d'arrêter les comptes sociaux en fin d'exercice comptable.
Les comptes annuels d’une société sont composés des documents suivants :
Le bilan de l’entreprise : il reprend l’actif et le passif et permet d’avoir une image de la situation financière de la société à un moment donné ;
Le compte de résultat : permet de recenser les produits et les charges de la société ;
L'annexe aux comptes annuels : composée de tous les documents pouvant servir à la compréhension du bilan et du compte de résultat.
Une telle approbation permet aux associés de certifier les comptes, c’est-à-dire d’en prendre connaissance et de les considérer comme justes, avant qu’ils soient portés à la connaissance du greffe du tribunal de commerce.
Pour l’approbation des comptes, les associés auront besoin des documents énoncés ci-dessus et du rapport de gestion établi par la gérance. Comme son nom l’indique, il permet de rendre compte de la gestion aux associés, en présentant les résultats de l’année et les prochaines perspectives.
Pourquoi faut-il informer les associés du contenu des comptes sociaux ?
Ele permet aux dirigeants sociaux de prendre les décisions conformément à l’intérêt social.
Elle fournit aux associés les moyens d’évaluer l’action de ces derniers.
Elle donne aux tiers des informations sur la solvabilité de la société.
Elle permet aux investisseurs de mesurer la capacité de la société à prospérer.
Par qui faire approuver les comptes annuels de sa société ?
Chaque année, les comptes doivent être approuvés par les associés réunis en assemblée générale. Celle-ci doit impérativement se tenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l'exerce comptable.
Président de SAS ou gérant de SARL, le dirigeant doit convoquer les associés au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale (AG), à moins que les statuts n’indiquent un autre délai. Il doit naturellement leur transmettre les comptes et le rapport de gestion, le cas échéant.
Au cours de l’AG, les associés peuvent soit approuver les comptes, soit en demander la modification, soit les rejeter.
Comment affecter le résultat en cas de bénéfices ?
L’assemblée générale d’approbation des comptes doit également décider comment affecter le résultat.
Le résultat peut être mis en réserve, distribué sous forme de dividendes, ou encore placé en report à nouveau.
La décision d’affecter le résultat revient aux associés, mais ils doivent tenir compte de plusieurs règles :
En cas de perte : elle doit être affectée en report à nouveau, ou imputée sur des bénéfices antérieurement reportés
En cas de bénéfice : il est nécessaire d’affecter la réserve légale d’au moins 5 % (jusqu’à ce que le montant de la réserve atteigne 10 % du capital social), et la réserve statutaire. Le reste du bénéfice pourra être affecté en report à nouveau, ou être versé sous forme de dividendes.
Quelles sont les formalités à accomplir ?
Les décisions relatives à l’approbation des comptes et à l’affectation du résultat doivent être consignées dans :
Le procès-verbal d’assemblée générale
Ou le registre des décisions de l’associé unique.
Ensuite, il faut déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, dans un délai d’un mois. Il s’agit d’une formalité payante, les documents devant être préalablement être enregistrés à la DAF au tarif de 2 500 XPF par document.